El proceso de descripción es un conjunto de principios y técnicas que se han desarrollado en los últimos 100 años para ser aplicadas en diferentes fondos documentales de origen publico, privado y particular. De manera que la descripción abarca una gama amplia de espacios y se vale de un gran numero de instrumentos que llevan como único fin el orientar el usuario para que pueda aprovechar el material archivistico.
La descripción es una actividad archivistica que debe realizarse en forma conjunta a la ordenación con el fin de ayudar en la consulta, tanto usuarios a usuarios externos como a la administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación.
Podemos definir descripción como aquel proceso que busca trasmitir la información y los rasgos mas sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis, que nos permitirá ver sus partes o propiedades por medio de palabras y términos normalizados.
De esta manera el archivista, al iniciar el proceso de descripción en un fondo documental, debe seguir ciertos pasos esenciales, como la recolección del material, su debida clasificación y un análisis que permita determinar tanto su valor archivistico como su origen.
Estos pasos son importantes porque nos permite conocer el documento y la entidad productora, y a la vez determinar las características internas y externas mas sobresalientes, las cuales son indispensables para una buena descripción de las series documentales.
Una vez realizado este análisis se debe trasladar la información contenida en los documentos, a un sistema descriptivo global, que sea sencillo y de fácil manejo, para que el usuario pueda tener una noción clara del origen del documento, su contexto, procedencia, clase y tipo documental, contenido, formato, soporte y los modos en que pueda recuperarse y ser consultado.
Finalmente estos sistemas descriptivos deben ser publicados y sujetos a un programa de difusión amplio a través de revistas especializadas o bien por medio de su distribución a usuarios potenciales, archivos o bibliotecas que nos sirvan de referencia.
Por lo tanto es importante que todos los archivos, desarrollen un programa descriptivo, o sea una política institucional, fundamentado en normas nacionales o internacionales que planteen un procedimiento homogéneo, para la síntesis de cada unidad documental, de manera que se le facilite al usuario el acceso a la documentación custodiada. El programa descriptivo consistirá en normas que serán diseñadas dependiendo del contenido del fondo documental y la capacidad y disponibilidad de archivista.
Para realizar un programa descriptivo debemos tomar en cuenta cuatro elementos fundamentales:
1. la descripción de los documentos debe ser concreta, breve y contener las ideas básicas.
2. se deben describir factores internos y externos.
3. se adoptara una sola política descriptiva para todo el fondo.
4. se desarrollara el sistema descriptivo de manera que el usuario pueda buscar por si solo la información (ficheros, bases de datos, catálogos, etc.), sin depender del archivista, conocer el contenido, cantidad y series que se custodia, ademas de su localización en el espacio físico.
Las guías nos permiten describir el fondo a nivel general reflejando sus secciones y temáticas, facilitando información con procedencia, origen funcional, fechas extremas, formatos, volumen, formas e indicando el contenido de las series.
Los inventarios son instrumentos que se levantan una vez que la documentación este organizada y ordenada, en ellos se incluyen la procedencia, el origen funcional, la clase y tipo documental, las fechas, formatos, volumen, además de una descripción que puede ser a nivel de fondo, serie o pieza documental, cuyo detalle queda sujeto a la disposición del archivista. Su principal función es evidenciar la existencia o ausencia de un documento, además permite realizar recuentos del fondo y garantizar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos a través de la signatura topográfica.
El indice es un instrumento que brinda información en forma extensiva, la cual nos permite localizar diversos datos de tipo geográfico, onomástico, o cronológicos entre otros. Este instrumento le permite al usuario localizar en forma directa por medio de palabras de personas, lugares o temas que lo remitirá a una signatura topográfica.
Por ultimo se encuentran los catálogos, que ponen su atención en el contenido del documento a un alto nivel de detalle, centrándose en la procedencia, fechas, lugares, personas y asuntos que figuran en él. En este instrumento la descripción es pieza por pieza, con información substancial exhaustiva, tanto de sus caracteres internos como externos.
Otro instrumento descriptivo que a surgido a nivel mundial es la Norma Internacional de Descripción Archivistica ISAD (G), la cual consiste en u conjunto de reglas generales encaminadas a asegurar la creación de descriptores coherentes, apropiados e inteligentes por si mismas. También pretende facilitar la recuperación y el intercambio de información entre archivos, normalizar los encabezamientos autorizados y posibilitar la integración entre descriptores de diferentes archivos en un sistema unificado de información.
El indice es un instrumento que brinda información en forma extensiva, la cual nos permite localizar diversos datos de tipo geográfico, onomástico, o cronológicos entre otros. Este instrumento le permite al usuario localizar en forma directa por medio de palabras de personas, lugares o temas que lo remitirá a una signatura topográfica.
Por ultimo se encuentran los catálogos, que ponen su atención en el contenido del documento a un alto nivel de detalle, centrándose en la procedencia, fechas, lugares, personas y asuntos que figuran en él. En este instrumento la descripción es pieza por pieza, con información substancial exhaustiva, tanto de sus caracteres internos como externos.
Otro instrumento descriptivo que a surgido a nivel mundial es la Norma Internacional de Descripción Archivistica ISAD (G), la cual consiste en u conjunto de reglas generales encaminadas a asegurar la creación de descriptores coherentes, apropiados e inteligentes por si mismas. También pretende facilitar la recuperación y el intercambio de información entre archivos, normalizar los encabezamientos autorizados y posibilitar la integración entre descriptores de diferentes archivos en un sistema unificado de información.
